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    超一半工作時間都在開會,這個問題急需解決

    超一半工作時間都在開會,這個問題急需解決

    Emily Peck 2021-11-30
    一份報告顯示,美國職場人士在今年10月每周開會達21.5小時,超過了每周標準工作時間40小時的一半。

    近來很多員工都感到精疲力竭,其中一個原因就是會議。新冠疫情之前白領們就被會議困住,現在這么多人在遠程工作,情況就更糟了。

    初創公司Reclaim.ai的一份報告顯示,美國職場人士在今年10月每周開會達21.5小時,超過了每周標準工作時間40小時的一半。相比之下,2020年2月每周開會14.2小時。Reclaim.ai推出了一款日歷插件,幫助人們安排日程。(Protocol也報道了這項研究。)

    會議同時導致工作時間延長,根據Reclaim的數據,雖然通勤的人越來越少,但工作時間從7.5小時增加到了8.9小時。報告發現,這些會議主要通過Zoom、微軟(Microsoft)的Teams或谷歌(Google)的Meet遠程進行。

    “工作時間延長了,不是因為人們的生活更隨性了,情況并非如此?!盧eclaim的聯合創始人亨利·夏皮羅說,“幾乎所有的增長都是由于會議的增加?!?/p>

    34歲的扎克·帕德斯稱,今年早些時候他從一家咨詢公司離職了,部分原因是過于緊張的會議文化。他說:“新冠疫情帶來了麻煩,我喜歡在家工作,居家和辦公室混合也可以,但我覺得人們都瘋了?!?/p>

    一天中他的大部分時間都在開會,通過Zoom進行,很多會議都是在最后一刻才加進他的日程里。他說:“如果六點半起床,發現日程表上有20個會議,就實在很難堅持下去?!睆脑缟?點到下午3點,帕德斯一直在開會,他說自己已經“暈頭轉向”。

    “會議占了太多的時間,無法完成重要的工作?!爆F任Nations Lending公司營銷副總裁的帕德斯表示。

    你可以將會議增加的部分原因歸咎于所謂的一對一會議,即兩個人之間的交談(比如你和你的老板)。Reclaim發現,職場人士平均每周約有6次一對一會議。根據報告,超過85%的一對一會議都是遠程進行的。

    對很多人來說,一對一會議取代了此前的辦公室交流。

    我記得從前我坐在編輯對面,如果有問題我就會提出來,直接交流。有時我會敲開主管辦公室的門,走進去交談。Reclaim把這叫作“有機”會議。

    如今,這個過程變得更加復雜。一對一會議和團隊會議把日程表塞得滿滿當當,還有分組會議和跨團隊會議。此外也有公司在Zoom、Teams或Meet上組織的新社交聚會,可能很有趣,但也很像又一場會議。

    Reclaim報告分析匯總了15000名匿名用戶的數據,并對收到的文本和數據進行了分析,比如有多少人參加了會議,參與者是否共享一個域名(即是否參加了同一個內部會議)。

    會議超負荷這件事情里最大的痛點在于:我們需要開會。我和一些經理談過,他們甚至承認自己喜歡開會。

    “我利用會議收集問題、解決問題或做出決定?!毕@铩じダ渍f?,F在她在《赫芬頓郵報》(HuffPost)管理著140多名員工,包括我。

    《紐約時報》(New York Times)的編輯部主任法拉·米勒認為,合作非常重要。她認為最好的會議是這樣的:你和同事有共同的目標,聚在一起解決問題。會議也是一種有效的溝通方式,不必通過沒完沒了的閑聊或電子郵件逐個傳遞信息。

    還有這一點,米勒發信息告訴我:“我是一個外向的人,喜歡和人們約好時間交流?!?/p>

    我也一樣,雖然承認這一點讓我感到痛苦。

    好吧,那應該怎么辦呢?Reclaim建議在工作場所設立“合作時間”,鼓勵員工在一個固定的時段安排會議,這樣就不會占用一整天時間。經理們也可以設立“會見時間”,留出時段進行交流。

    你還能夠在日程表上劃出深度工作時間,這樣同事就不會打斷你。我已經習慣把會議連續安排在一起,我發現從一種工作模式切換到另一種工作模式會導致低效。經理也開始鼓勵我們,出門的時候邊走邊進行電話會議,不必守在Zoom前面。這樣也有幫助。

    有完美解決方案嗎?沒有。我們中的許多人還抱怨開會嗎?是的。畢竟我們談的是工作。(財富中文網)

    譯者:葛云

    近來很多員工都感到精疲力竭,其中一個原因就是會議。新冠疫情之前白領們就被會議困住,現在這么多人在遠程工作,情況就更糟了。

    初創公司Reclaim.ai的一份報告顯示,美國職場人士在今年10月每周開會達21.5小時,超過了每周標準工作時間40小時的一半。相比之下,2020年2月每周開會14.2小時。Reclaim.ai推出了一款日歷插件,幫助人們安排日程。(Protocol也報道了這項研究。)

    會議同時導致工作時間延長,根據Reclaim的數據,雖然通勤的人越來越少,但工作時間從7.5小時增加到了8.9小時。報告發現,這些會議主要通過Zoom、微軟(Microsoft)的Teams或谷歌(Google)的Meet遠程進行。

    “工作時間延長了,不是因為人們的生活更隨性了,情況并非如此?!盧eclaim的聯合創始人亨利·夏皮羅說,“幾乎所有的增長都是由于會議的增加?!?/p>

    34歲的扎克·帕德斯稱,今年早些時候他從一家咨詢公司離職了,部分原因是過于緊張的會議文化。他說:“新冠疫情帶來了麻煩,我喜歡在家工作,居家和辦公室混合也可以,但我覺得人們都瘋了?!?/p>

    一天中他的大部分時間都在開會,通過Zoom進行,很多會議都是在最后一刻才加進他的日程里。他說:“如果六點半起床,發現日程表上有20個會議,就實在很難堅持下去?!睆脑缟?點到下午3點,帕德斯一直在開會,他說自己已經“暈頭轉向”。

    “會議占了太多的時間,無法完成重要的工作?!爆F任Nations Lending公司營銷副總裁的帕德斯表示。

    你可以將會議增加的部分原因歸咎于所謂的一對一會議,即兩個人之間的交談(比如你和你的老板)。Reclaim發現,職場人士平均每周約有6次一對一會議。根據報告,超過85%的一對一會議都是遠程進行的。

    對很多人來說,一對一會議取代了此前的辦公室交流。

    我記得從前我坐在編輯對面,如果有問題我就會提出來,直接交流。有時我會敲開主管辦公室的門,走進去交談。Reclaim把這叫作“有機”會議。

    如今,這個過程變得更加復雜。一對一會議和團隊會議把日程表塞得滿滿當當,還有分組會議和跨團隊會議。此外也有公司在Zoom、Teams或Meet上組織的新社交聚會,可能很有趣,但也很像又一場會議。

    Reclaim報告分析匯總了15000名匿名用戶的數據,并對收到的文本和數據進行了分析,比如有多少人參加了會議,參與者是否共享一個域名(即是否參加了同一個內部會議)。

    會議超負荷這件事情里最大的痛點在于:我們需要開會。我和一些經理談過,他們甚至承認自己喜歡開會。

    “我利用會議收集問題、解決問題或做出決定?!毕@铩じダ渍f?,F在她在《赫芬頓郵報》(HuffPost)管理著140多名員工,包括我。

    《紐約時報》(New York Times)的編輯部主任法拉·米勒認為,合作非常重要。她認為最好的會議是這樣的:你和同事有共同的目標,聚在一起解決問題。會議也是一種有效的溝通方式,不必通過沒完沒了的閑聊或電子郵件逐個傳遞信息。

    還有這一點,米勒發信息告訴我:“我是一個外向的人,喜歡和人們約好時間交流?!?/p>

    我也一樣,雖然承認這一點讓我感到痛苦。

    好吧,那應該怎么辦呢?Reclaim建議在工作場所設立“合作時間”,鼓勵員工在一個固定的時段安排會議,這樣就不會占用一整天時間。經理們也可以設立“會見時間”,留出時段進行交流。

    你還能夠在日程表上劃出深度工作時間,這樣同事就不會打斷你。我已經習慣把會議連續安排在一起,我發現從一種工作模式切換到另一種工作模式會導致低效。經理也開始鼓勵我們,出門的時候邊走邊進行電話會議,不必守在Zoom前面。這樣也有幫助。

    有完美解決方案嗎?沒有。我們中的許多人還抱怨開會嗎?是的。畢竟我們談的是工作。(財富中文網)

    譯者:葛云

    If you’re looking for another reason so many workers are burnt out lately here it is: Meetings. White-collar workers were stuck in a lot of them before the pandemic. Now with so many of us working remotely, it’s worse.

    Professionals were in meetings for 21.5 hours a week in October—more than half a standard 40 hour workweek—compared to 14.2 hours a week in February 2020, according to a report from a startup called Reclaim.ai, which makes a calendar plug-in meant to help organize your schedule. (h/t Protocol, which also reported on the study.)

    The meetings make workdays longer, too: Jumping to 8.9 hours from 7.5, according to Reclaim. That’s despite the fact that fewer people are commuting. These meetings are mainly remote, the report found, taking place over Zoom or Microsoft Teams or Google Meet.

    “The workday is longer, and it’s not because people are living more flexible lives. That’s not the case,” said Henry Shapiro, cofounder of Reclaim. “Almost the entire increase is driven by this increase in meetings.”

    Zach Pardes, 34-years-old, said he stopped working for a consulting firm earlier this year, partly because of the overly intense meeting culture. “The pandemic’s been rough. I’m all about work from home and even hybrid, but I think people lost their minds,” he said.

    He’d be in meetings, over Zoom, for most of the day—many added at the last minute to his calendar. “You’d wake up at 6:30 and there’s 20 meetings on your calendar. It’s just not sustainable,” he said. After spending his time in meetings from 9:00 a.m. through around 3:00 p.m., Pardes said he was “fried.”

    “They didn’t give you time to do the important work,” said Pardes, who is now vice-president of marketing at Nations Lending.

    You can pin some of the blame for the uptick in meetings on the so-called one-on-one—a check-in between just two people, maybe you and your boss. Reclaim found that the average professional has about six of these one-on-ones a week. More than 85% of the one-on-one meetings scheduled were remote, according to the report.

    For a lot of us, the one-on-one replaced what used to just sort of happen at the office.

    I recall sitting just across from my editor and if I had a question, I’d just, well, talk. Out loud. Or other times, I’d knock on my supervisor’s office door and walk in to chat. Reclaim calls this “organic” meeting.

    These days, the process is more convoluted. Calendars fill up with one-on-ones and team meetings. Then sub-group meetings, and cross-team meetings. Don’t forget those new social gatherings that companies pull together that also take place on Zoom or Teams or Meet. Those can be fun, but they also are a lot like...another meeting.

    Reclaim’s report looked at anonymized, aggregated data from its 15,000 users. Their system parses natural language and data, like how many people are in the meeting or if the participants all share a domain name (to signal an internal gathering), to figure out what’s what.

    The worst part of this meeting overload is: We need meetings. I spoke to a couple of managers who admitted to even liking them.

    “I used them to gather information on problems, fix problems or make decisions,” said Hillary Frey, who until recently oversaw more than 140 employees at HuffPost (including me).

    Collaboration is really important, said Farah Miller, who is an editorial director at the New York Times. Some of the best meetings are the ones where you have goals to work through with your colleagues, and you get together and solve problems, she said. Meetings are also an effective way to communicate, instead of endless Slacks or emails to spread information individually.

    There’s also this: “I also am just an extrovert…” Miller messaged me. “I like having scheduled time with people.”

    And while it pains me to admit it: Me too.

    Okay, so what to do? Shapiro at Reclaim suggests workplaces set up “collaboration hours,” a designated window when employees are encouraged to schedule meetings, so that they don’t take up entire days. Managers can also do “office hours,” carving out time they’re available to talk.

    You can also block out time on your calendar for deep work, so colleagues can’t interrupt. I’ve taken to clumping my meetings together back-to-back, as I find switching from one mode of work to another is less effective. My manager has also started encouraging us to walk and talk—meeting by phone while we walk outside, rather than convening over Zoom. That helps, too.

    Are any of these solutions perfect? No. Will many of us still complain about meetings? Yes. This is work we’re talking about, after all.

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